Tôi không phải dân viết lách. Tôi trực ca ngày ở trung tâm phân phối của công ty bên Antwerp, và thứ gần với một lịch xuất bản nhất mà tôi có là cuốn sổ bàn giao ca. CargoDuo hỏi tôi có viết vài dòng về chuyện tuyến Hamburg đã đổi thế nào từ mùa thu năm ngoái, khi chúng tôi chuyển sang dùng phần mềm xếp hàng lên xe tải của họ. Tôi đồng ý, với một điều kiện: mấy đoạn kể chỗ làm chưa ra gì thì đừng ai cắt.
Sáu tháng trôi qua, tuyến trước đây phải chạy năm xe mỗi ngày thì giờ còn bốn. Vẫn khách đó ở Hamburg, vẫn hàng đó ra khỏi kho chúng tôi, vẫn khung giờ giao đó. Không có bí quyết gì cao siêu. Chỉ là hàng được xếp gọn hơn.
Tuyến hàng qua các con số
Antwerp–Hamburg là một trong những tuyến lâu đời nhất của chúng tôi. Năm xe một ngày, từ thứ Hai đến thứ Sáu, phần lớn là pallet hàng hỗn hợp đi các trung tâm phân phối bán lẻ quanh miền bắc nước Đức. Trước khi có CargoDuo, chị điều độ của chúng tôi dựng phương án xếp hàng trên một file Excel thừa hưởng từ người điều độ trước, mà người đó lại thừa hưởng từ người trước nữa. Cái file ấy còn nhiều tuổi hơn đứa con út của tôi.
Mấy con số này là thật, không phải số lấy từ brochure của CargoDuo. Chúng tôi rút ra từ TMS của chính mình và từ thẻ nhiên liệu, rồi đối chiếu lại với người phụ trách tuyến. Con số 168.000 GBP là phần còn lại sau khi đã trừ phí phần mềm — bên tài chính dặn tôi phải nói rõ chỗ này.
Trước đó chúng tôi đã thử những gì
Nói thẳng luôn: đây không phải lần thử đầu tiên. Mười năm qua chúng tôi đã thử ít nhất ba cách khác để tuyến này chở được nhiều hơn trên mỗi xe. Chẳng cách nào trụ được.
- Năm 2018 có một anh tư vấn vào làm hai tuần rồi dựng cho chúng tôi một mô hình trên PowerPoint. Mô hình nói rằng có thể rút từ năm xe xuống bốn. Nó không nói bằng cách nào.
- Năm 2021 chúng tôi dùng thử module xếp hàng của một hãng TMS lớn. Phần mềm nhìn đẹp. Nhưng nó không hiểu pallet nào phải hạ xuống trước ở điểm giao nào. Chị điều độ bỏ không dùng sau đúng một tháng.
- Năm 2023 chúng tôi chạy thử quy tắc “không ghép hàng”. Trên giấy thì đẹp mê ly. Đến lúc đơn của một khách lệch hai pallet là cả kho suýt vỡ trận, vì không còn chỗ nào để linh động.
Tôi kể mấy chuyện này vì nếu bạn cũng đang ở vị trí như chúng tôi, chắc bạn cũng từng thử một thứ gì đó rồi nhìn nó nguội dần. Câu chuyện tôi kể ở đây không phải kiểu “mua phần mềm là xong”. Nó gần với chuyện: đến lần thứ tư thì được, và đây là chỗ khác biệt của lần đó.
“Hồi làm bằng Excel, tôi biết đáp án trước cả khi bắt đầu. Còn phần mềm mới thì đưa ra những phương án mà tôi chẳng bao giờ nghĩ tới. Có cái dở. Nhưng cái nào hay thì hay thật sự.”
Tuần chúng tôi đổi cách lập kế hoạch
Tháng 11, chúng tôi chạy thử CargoDuo trên tuyến Hamburg đúng một tuần. Chị điều độ làm mỗi xe hai lần — một lần trên Excel, một lần trên phần mềm mới — rồi chúng tôi xuất theo phương án nào chị thấy yên tâm hơn. Đến thứ Tư thì chị làm bản Excel chỉ để giữ thế, cho có cái mà so.
Chiều thứ Năm, CargoDuo đưa ra phương án bốn xe cho khối hàng mà bình thường phải đi năm. Chúng tôi cãi nhau mất một tiếng. Cuộc cãi đó lại hóa hay: nó buộc chúng tôi viết ra giấy vì sao mình tin con số năm là đúng. Viết ra rồi mới thấy lý do chỉ có hai, là “xưa giờ vẫn làm vậy” và “thấy chắc ăn hơn”. Đem hai lý do đó ra đối chiếu với thứ tự hạ hàng thực tế thì cả hai đều đứng không nổi.
Thứ Sáu chúng tôi cho bốn xe chạy. Cả bốn vào Hamburg đúng khung giờ. Không ai gọi điện gì cả. Chị điều độ về nhà rồi suốt cuối tuần không mở email — chuyện lạ với chị.
Con số thời gian điều độ mới là cái làm chúng tôi bất ngờ. Chuyện bớt một xe mỗi ngày thì chúng tôi có lường trước. Nhưng buổi sáng của chị điều độ rút từ chín mươi phút xuống hai mươi lăm phút thì không. Và cái đó kéo theo cả dây: giờ chị có thời gian xử lý tử tế những ca ngoại lệ, thứ mà trước đây toàn phải làm vội.
Ngoài khu dock, phần mềm xếp hàng lên xe tải đổi được gì
Tôi muốn nói về anh em ngoài dock, vì đó là chỗ mà phần mềm mới hay chết. Phần lớn phần mềm lập kế hoạch chúng tôi từng thử đều làm đời người điều độ dễ hơn và đời anh em bốc xếp khó hơn. Sơ đồ in ra thì rối, thứ tự thì chẳng ai lấy pallet theo kiểu đó, thế là anh em lặng lẽ làm theo cách của mình.
CargoDuo in cho mỗi xe một sơ đồ xếp pallet. Vẫn khổ giấy chúng tôi dùng bao lâu nay, chỉ là hàng được sắp gọn hơn. Thứ tự xếp đúng với cách xe nâng của chúng tôi di chuyển thật — pallet nằm sâu trong thùng vào trước, pallet sát cửa vào sau cùng, và không còn màn “giờ dỡ hết ra xếp lại”. Nghe thì nhỏ. Thật ra không nhỏ chút nào.
“Tờ giấy nó hợp lý. Thay đổi là ở chỗ đó. Giờ tôi không cãi nhau với cái sơ đồ nữa.”
Anh lái xe nâng ca ngày làm với chúng tôi chín năm rồi. Anh mà nói không cãi nhau với sơ đồ nữa thì đó là điểm cao nhất mà phía kho có thể chấm cho một phần mềm.
Những chuyện không ai báo trước
Không có gì miễn phí cả. Có vài chỗ chúng tôi vấp:
- Tháng đầu tiên còn cực hơn làm Excel, chứ không nhẹ hơn. Chị điều độ phải học phần mềm, anh em ngoài kho phải quen bộ giấy tờ mới, tài xế phải quen thứ tự xếp khác. Năng suất tụt trước rồi mới lên.
- Dữ liệu gốc sai bắt đầu lòi ra. Kích thước của một số mã hàng trong WMS bị sai. Hồi làm Excel không ai để ý, vì chị điều độ “tự biết” hết. CargoDuo thì không tự biết. Chúng tôi mất ba ngày cầm thước dây đi đo lại từng pallet.
- Có một khách không ưa thay đổi. Bộ phận nhận hàng bên đó đã quen với một kiểu xếp nhất định trong thùng xe. Kiểu xếp mới tốt hơn, nhưng khác đi. Chúng tôi gửi ảnh cho họ suốt hai tuần, đến khi họ thôi gọi điện.
- Chiếc xe thứ năm cũng là nồi cơm của một người. Bỏ bớt một chuyến mỗi ngày nghĩa là anh tài xế dự phòng của chúng tôi mất ca. Chúng tôi ngồi nói chuyện thẳng với anh rồi chuyển anh sang tuyến khác. Cái này nên nói to lên, vì chẳng brochure nào nhắc tới.
Có làm lại nữa không
Có. Tháng tới chúng tôi chạy thử CargoDuo trên tuyến Lyon, mùa thu này thì tới đội rơ moóc đi Anh. Nếu bạn đang cân nhắc chuyện này cho tuyến của mình, tôi có hai lời khuyên.
Thứ nhất, chọn đúng một tuyến và cho nó chạy song song với cách bạn đang làm hiện tại. Đừng lật cả kho trong một lần. Một tuần lập kế hoạch hai lần dạy chúng tôi nhiều hơn mọi buổi demo cộng lại.
Thứ hai, nói chuyện với anh em ngoài kho trước khi nói chuyện với nhà cung cấp. Phương án hay tới đâu cũng phụ thuộc vào người thực hiện. Nếu anh em bốc xếp không tin, thì cái sơ đồ 3D đẹp nhất thế giới cũng không cứu được bạn. Bên tôi anh em tin, vì tờ giấy mới làm ngày làm việc của họ ngắn đi chứ không dài ra.
Thuật toán bên trong CargoDuo có phải giỏi nhất ngành hay không thì tôi không phải người trả lời. Tôi không biết, và thật lòng là tôi cũng không quan tâm. Điều tôi nói được là: lần đầu tiên kể từ khi tôi phụ trách khu dock này, phần mềm lập kế hoạch thật sự làm việc của tôi nhẹ đi.